「仕事がツラい」その原因はタスク管理できていないことが原因かもしれません。
タスク管理が苦手な私は、社会人になってからしばらくの期間「負のループ」に陥っていました。
- 仕事が溜まって頭がいっぱいに
- 期限超過やタスク漏れが発生
- 上司に怒られる
- パニックになり①へ戻る
周りの人は問題なく仕事をこなしているのに、なぜ自分にはできないのか。
毎日不安で会社に行くのが本当にツラかったです。
私の場合、この原因は「タスク管理ができない」ことにありました。
仕事量や期限が把握できておらず、正しい順番で仕事に取り組めていませんでした。
「タスク管理ができる」ようになると、人並みに仕事をこなし、自己嫌悪や不安から開放されました。
同じ悩みを抱えている人の役に立てればと「タスク管理術」について紹介します。
タスク管理について
タスク管理とは仕事を優先順位に沿って処理していくことです。
極端に言えば、タスク管理はモグラたたきと一緒です。
「優先順位に沿ってモグラ（仕事）を叩く」ただこれだけです。
モグラの出ている時間を見極め、正しい順番で叩ける
どれから叩くか考えるうちに、モグラの数が増えてパニック状態
「ここまでは理解できていても、仕事に落とし込めない。。」
そんな人が多いのではないでしょうか。
私自身、まさにこの状態で業務量や優先順位を把握する方法がわかりませんでした。
記憶やメモ書きでタスク管理しようとしていましたが、忘れたり、メモを失くしたりと全く上手くいきません。
そんな私が実践して効果のあったタスク管理術を紹介します。
タスク管理術
タスク一覧表を作成し、随時更新する
たったこれだけで、
- 業務量、優先順位の把握
- タスクの抜け漏れ防止
- スケジュールの進捗確認
ができるようになりました。
タスクが発生したタイミングで即座にタスク一覧表へ追加する
これさえ守れば、確実にすべてのタスクを把握しきれます。
以降、詳しい方法を解説します。
タスク一覧表の作成
2つのタスク一覧表を作成します。
- やることリスト
- やったことリスト
それぞれ、どんなリストか画像つきで解説します。
やることリスト
まずは、やることリストです。
- これから”おこなう仕事”をまとめたリスト
- タスクの量、期限を把握
- 更新タイミングは随時
ポイントは、箇条書きで簡潔に記載すること、タスクの締め切りを記載することです。
毎日更新が必要なので、楽に管理ができるよう細かく書きすぎないようにしましょう。
書き込みできるように、毎朝紙に印刷して持ち歩くようにしています。
やったことリスト
次に、やったことリストです。
- これまでに”終わらせた仕事”をまとめたリスト
- やることリストから終わった仕事を転記
- 更新タイミングは終業5分前
ポイントは、日にちを記載することです。
日々、どれくらいの仕事をこなしたか進捗が視覚的にわかります。
見返すと仕事を終わらした達成感が得られますよ！
効果
先に記載したこれらはもちろん、
- 業務量、優先順位の把握
- タスクの抜け漏れ防止
- スケジュールの進捗確認
他にもこんな嬉しい効果がありました。
これまでは暗くて終わりのないトンネルを延々と歩き続ける気分でした。
残りの仕事量がわかると、不安を抱えた状態から開放されました。
「やることリスト」を参照すれば、いつまでに何をするべきかわかります。
スケジュールの見立てが正確にできるようになりました。
「やったことリスト」を参照すれば、過去の仕事を振り返れます。
思い出す手間が省け、引き継ぎ内容の抜け漏れを防止できます。
まとめ
タスク管理表を作成・運用することで不安な毎日から抜け出すキッカケになります。
- これまでに”終わらせた仕事”をまとめたリスト
- やることリストから終わった仕事を転記
- 更新タイミングは終業5分前
- これまでに”終わらせた仕事”をまとめたリスト
- やることリストから終わった仕事を転記
- 更新タイミングは終業5分前
タスク管理表の効果
- 業務量、優先順位の把握
- タスクの抜け漏れ防止
- スケジュールの進捗確認
さいごに
タスク一覧表の作成や毎日の更新が手間だと感じるかもしれません。
しかし、１週間も使えば頭が整理されて仕事に取り組みやすくなったと実感できると思います。
（これまでタスク管理に割いていた脳のメモリが開放されるため）
試してみた感想や、他にもこんなタスク管理術があるよーというのを教えていただけると嬉しいです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
